Кейс № 0
Все начинается с Я
Впервые задавшись целью описать кейсы своей студии, я сразу начал перебирать в уме успешные проекты за минувший год. И расстроился: из девяти проектов только один оказался простой и типовой, а остальные все вышли со своими нюансами (почти как в соответствующем анекдоте). А значит маркетинг и продажи оказались провалены, и мы смогли уцепить в основном только те заказы, которые не вытянули наши более шустрые коллеги. Так что потребовалось отложить написание статей до лучших времен и вносить коррективы в работу.
И наверное, под валом оперативки сие важное дело откладывалось бы и далее, пока внезапно в одной точке времени и пространства не встретились я, осенний вечер, годовщина нашей студии, вкусный кофе и творческий зуд. И меня наконец осенило: лучшая кандидатура на звание первого кейса — это лично моя история.
История того, как мы сами для себя внедряли Битрикс24.
И возможно она окажется даже ближе многим компаниям и стартапам, чем тяжелые, многоступенчатые проекты длиной в полгода.
Biz LvL Up
Компания интегратор Битрикс 24
Пару слов об "Я"
Итак. Изначально в точке старта оказался я, решивший продолжить заниматься любимым делом, и понимающий что существование фрилансером может и неплохо в краткосрочной перспективе, но при игре надолгую вызовет гораздо больше трудностей, чем попытка начать работать как ИП. И сразу же к работе над существующими двумя проектами добавилась организационная суета. Регистрация, налоговая, банки – много спама от банков, требования вендора, разработка сайта чтобы дали разработать второй сайт, сертификация, закупка минимального набора оборудования и канцелярии… Вообщем дел хватало, и установка Б24 для себя любимого носила типовой характер «Потом доработаю»
Впрочем это потом наступило довольно быстро и я приступил к полноценному внедрению.
Цели и задачи
Сразу появилось понимание, что Битрикс24 должен взять на себя учет клиентов и сделок, лидов, обеспечить коммуникацию, послужить инструментом для планирования ресурсов и взять на себя роль секретаря. Плюс изначально требовалось заложить основу для роста (количества проектов в работе, количества людей и ресурсов). И на все это было выделено две недели.
Дополнительной целью стала необходимость избежать типичного для многих IT контор замыкания процессов на менеджера. Это рано или поздно убивает любой созидательный дух в коллективе.
Реализация
И первый этап сразу начался с конфликта между мной как организатором и как исполнителем. Как исполнитель я хотел сразу начать реализовывать свое виденье портала. Как организатор заставил оформить ТЗ, по его итогам составить карту проекта, разбив ее на этапы и сформировать чек лист. После чего закипела работа.
1) Была проведена базовая настройка портала
2) Подготовлена элементная база в виде настроенных карточек контактов, компаний и лидов, структуры студии.
3) Реализованы стадии лидов
4) В сделках были выделены направления под учет заявок от вендора, договоров с клиентами, договоров о тех поддержке и расходов
5) Написаны служебные бизнес-процессы, позволяющие генерировать номера документов, отслеживать забытые сделки
6) Созданы шаблоны договоров и прочих документов
7) Подготовлена техническая база для фиксации заявок на техподдержку
8) Подключена телефония, телега
9) Изменен сайт, подключена Яндекс метрика
10) Созданы роли на портале, назначены для них права
11) Создано ядро базы знаний, куда в виде статей начали добавляться решения сложных проблем у клиентов.
12) По обратной связи от клиентов была изменена структура учета финансовых отношений с контрагентами, чтобы ускорить создание актов сверки.
13) Создан торговый каталог
Итог
Если без воды, то издержки были снижены на размер з/п секретаря и аренды офиса, процент сорванных сделок уменьшен до 20%. Появились выходные
— Бесплатные Сайты и CRM.